そもそもビジネスフォン（ビジネスホン）って何なの？│ビジネスフォン大百科

そもそもビジネスホンって何なの？

そもそもビジネスフォンとは何なのか！ビジネスフォンについては技術レンジャーNIKイエローが説明しよう！

ちなみに（コスチュームは）NIKなんです！おなかのKはよくタスキにまちがわれます

1 ビジネスフォンと家庭電話の違いとは？
- 1.1 5人のオフィスで家庭電話を使うのはこれだけ不便
2 ビジネスフォンがあるオフィスでは
3 ビジネスフォンの基本機能だけでもこんなに便利になる
4 ビジネスフォンを導入するメリットのまとめ
5 次は「電話回線とビジネスフォンプチ歴史」を見てね！

ビジネスフォンと家庭電話の違いとは？

ビジネスフォンとは複数の外線と内線を共有できる電話機です。また、保留転送などオフィスで利用される場合のあらゆる事を想定し、多くの機能を備えています。では、家庭用の電話機との違いから順を追って説明します。ご家庭用電話ですと、最近では1電話回線に親機と子機のコードレスが主流ですが、やはりご家庭では電話番号が1回線で電話機も1台。これが一般的ですよね。通常のご家庭では、これで事足りるはずです。アナログ回線1回線を引いた家庭で家庭用電話を利用している女性イメージ

5人のオフィスで家庭電話を使うのはこれだけ不便

では、5人のオフィスで、上記のような家庭用電話を利用するとどうなるでしょうか？オフィスでは、やはり電話機は1人に1台設置したいところですよね。アナログ回線５回線をそれぞれ単独で引いて、社長、部長、課長、営業（外出中）経理で各１台づつの単独家庭用電話を利用している５人のオフィスイメージ１人１台の電話があるけれど、問題点、・営業電話が鳴ったら営業デスクまで電話を取りにいかなくてはならない。もしくは電話が鳴っていることに気づけない。・経理で受けた電話を社長にまわしたい場合、経理デスクの電話機を取りに来てもらうことになる。・社長が経理に用事がある場合、電話で用件を伝える場合は外線-外線の為、通話料金が発生。・会社としての代表番号が□□□１番だとすると、社長が受付電話係となってしまう。これだと不便極まりなく、無駄の多いことが解りますよね！

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この様な問題点を解決すべく利用されているのが、ビジネスフォンなのだ！！ビジネスフォンを導入すると、どれ程便利で経済的になるかを説明しよう！！

ビジネスフォンがあるオフィスでは

まず、ビジネスフォンには「主装置」と呼ばれる機器が必要になります。ビジネスフォン主装置がＮＴＴなどの電話回線と内線電話機に接続されている簡易構成図

主装置とは

外線と内線、または内線間をつなぐ小型の交換機のことで、少ない回線を多数の内線電話機で共有、交換切換えの役割や、電話帳の番号データ等も記憶します。主装置内部にはCPUを始め、電源ユニット、内線ユニット、外線ユニットや他機能ユニットが収容されております。

主装置と専用電話機の組み合わせで「ビジネスフォン」

お客様個々の外線数、内線数、求められる機能によって、そのユニットの種類や数が異なります。また、設定するデータもお客様個々により異なったデータを設定し、そのあらゆるデータをも記憶します。この主装置が、ビジネスフォン専用電話機1台1台を制御します。従って、主装置＋専用電話機の組合せが「ビジネスフォン」と呼ばれます。

5人のオフィスでビジネスフォンを導入すると

では、先程の5人のオフィスでビジネスフォンを導入すると、どれだけ便利で経済的になるかを説明します。外線は5回線のうち3回線が主装置に収容され（残りの2回線は休止）内線は社長内線10番、部長内線11番、課長内線12番、営業内線13番、経理内線14番での5人のオフィスで5台のビジネスホンを導入した場合の構成図。これにより内線が使え、経理電話から社長室電話へ内線通話は、受話器を上げ10ダイヤルで呼出し、内線通話可能。外線を保留し転送ができるというイメージ

5人に対し人数分の外線5回線分は必要ない

外線をみんなで共有できるビジネスフォンであれば、オフィス内の5人に対し、必ずしも外線5回線は必要ないので、（ピーク時どれだけ同時通話するかによる）2回線を休止にします。ビジネスフォンを導入すると、電話機のボタンに電話回線（電話番号）が入るイメージとなります。家庭用電話が1、2、3とボタンになった！と考えるとわかりやすいでしょう。ビジネスホン電話機と電話機の局線キーボタンに3回線分の電話番号が記されているビジネスホン電話機の局線キーボタン部分イメージ回線数（外線数）の決め方目安については「回線数はどうすればいいの？」を参照ください。

ビジネスフォンの基本機能だけでもこんなに便利になる

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さてビジネスフォンが使える環境が整った。では、どんな使い方ができるのか？ここからは基本的な機能を説明しよう！

ビジネスフォンの基本機能「外線発信・外線着信」

さて、電話機のボタンに電話回線が入りました。このようなボタンを「外線ボタン」と言い、一般的には外線1・外線2・外線3・・・というような番号で表記されることが多いです。この外線ボタン、使用中の時は何かしらのランプが点灯となり、未使用の場合はランプが消灯しています。電話をかける（外線発信）時は、空いている外線ボタン（ランプが消灯しているボタン）を押し、相手先電話番号をダイヤルすることで外線への発信ができます。

ビジネスフォン電話機の外線ボタンを拡大したイメージ。拡大した外線ボタンにはそれぞれ「外線1」「外線2」「外線3」と記されてある

外線1が使用中だと外線2以降に流れる

ビジネスフォン外線キーの外線1・2・3のボタンがあり、外線着信が外線1から外線3へ流れ、外線3ボタンが点滅し、そのボタンを指で押しているイメージ

電話がかかって来ると、電話機の着信ベルが鳴ると同時に、外線ボタンが点滅します。電話を受ける（外線着信）時は、基本的には受話器を上げ、その点滅しているボタンを押すことにより外線を受けることができます。通常のオフィスの場合、電話は外線1（□□□1番）の、いわゆる代表番号に電話がかかって来る訳ですが、代表番号の外線1が使用中の場合は外線2へ、更に外線2が使用中の場合は、外線3へと流れて行きます。（代表組、代表ダイヤルインと言われる回線サービス。詳しくは「回線数はどうすればいいの？」をご覧ください）ここの設備例では、使える外線が3本なので、3本とも使用中の時に電話がかかって来た場合は話し中となります。外線の使い方でもう少し詳しくは「ビジネスフォンの使い方｜外線とは」をご覧ください。

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これでどの電話機からも全ての電話を受け取ることもOKだし、かけることもOKになった！では次は受けた電話を他の人に回す場合だ！

ビジネスフォンの基本機能「保留」

ビジネスフォンの基本機能として「保留」機能があります。例えば、外線1番の電話を受け、その電話がA部長宛の電話だった場合、社内にいるA部長に電話を取り次がないとなりません。受けた外線電話を他の人にまわしたい場合、一般的な操作として「保留ボタン」を使います。

保留ボタンを押す

「保留」の一般的な使い方は、外線1を受け、「保留ボタン」を押すと、外線1が保留状態となり（一般的には、外線1番のボタンが点滅に変わる）同時に内線通話呼出し待機状態となります。

取り次ぎたい人が近くにいる場合

外線電話をまわしたいA部長が近くにいる場合は「A部長、△△様から外線１番に電話です」と伝えて、A部長は保留状態となっている外線１番（一般的にはランプ点滅）のボタンを押し電話に出ます。

受けた電話を保留し、近くにいるA部長に「1番に電話です」と取次を声で伝えている女性イメージ

取り次ぎたい人が別室など遠い場所にいる場合

５人のオフィス内線番号表。社長（社長室）10番、Ａ部長11番、課長12番、営業13番、経理14番

外線電話をまわしたいA部長が別室にいて近くにいない場合は、「保留ボタン」を押すと外線保留状態されると同時に内線呼出し待機状態となるので（受話器からは「ツッツッツ」という内線発信が聞こえている状態）まずA部長の電話を内線で呼出します。

内線番号表（エクセル等で作成）ではA部長の内線は11番なので[1][1]とダイヤルしA部長を内線で呼出します。A部長が内線に応答したら「△△様から外線１番に電話です」等と伝えることで取次ぎ完了。

A部長の内線番号11番を呼ぶべく、ビジネスフォンのダイヤルキーの「1」「1」を押しているイメージ

A部長は保留状態である「外線１番」のボタンを押すことにより保留されている外線電話に出ることができます。

この一連の動作を「保留転送」と言う

この一連の動作を一般的には「保留転送」と言われていて、オフィスでは最も日常的に利用されている機能の一つです。「保留転送」は用途に合わせ様々な方法があります。保留転送に関してもう少し詳しく知りたい方は、記事1「ビジネスフォンの使い方｜保留ボタンと転送ボタン」記事2「ビジネスフォンの使い方｜パーク保留」もご覧ください。

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これで電話を取り次ぐ場合、受けた電話機のところまでワザワザ来てもらう必要がなくなった！次は電話での社内連絡だ！！

ビジネスフォンの基本機能「内線」

1Ｆ内線11番のビジネスフォンと3Ｆ内線14番のビジネスフォンがビジネスフォン主装置を介して接続されているので内線通話が可能というイメージ

上記の例では、外線を保留し、取り次ぎのために使っていた内線通話ですが、ビジネスフォンの通話方法には基本的に二通りあり、一つ目は外線通話二つ目は「内線通話」です。各電話機には、外線と同じく内線番号が割り当てられ、小規模な場合は二桁番号、例えば10番～99番（中規模な場合は三桁～四桁）と言った番号の割り当てが可能です。（基本的には好きな番号を設定できる）

受話器を上げ内線番号を押す

内線の使い方ですが、先ず相手を呼び出す場合、基本的には受話器を上げると内線が使える状態なので、受話器を上げ、次に呼び出したい相手の内線番号をダイヤルします。例えば3Ｆ経理の内線番号が14番なら[1][4]とダイヤルします。

呼ばれた内線に応答する

呼ばれた側の3Ｆ内線14番のビジネスフォンが着信し鳴音し、それに対し「あ、内線だ」と気が付く女性イメージ

一方内線を呼ばれた側の電話機では、外線の着信音とは違った短いサイクルの着信音が鳴るので、一般的には、何かのボタンを押すことなく、受話器を上げるだけで応答ができます。これで1Fの電話機と3Fの電話機とが主装置経由で繋がる事により内線通話が可能となります。

内線での通話

事業所内の自営設備なので、基本的には通話料と言うものは発生しません。社内において、近くにいる人に用事があるのなら直接話した方がいいのは当たり前ですが、例えば離れた個室にいる社員、あるいは、別フロアにいる社員へ、直接の会話で用事がある場合は、その都度出向くのは大変で効率が悪いですよね。そんな時に役立つのが「内線」です。内線の使い方（かけ方）に関して更に詳しくは、ビジネスフォンの使い方｜内線とはをご覧ください。