外線とは?

ビジネスフォンの使い方|外線とは

外線とは

先ず外線とは何者なのか?

オフィスでビジネスフォン外線通話している女性イメージ

会社の電話ビジネスフォンの通話方法は基本的に二通りあり、一つ目は「外線通話」二つ目は「内線通話」通常ではこの二通りの通話が可能となります。ビジネスフォンの機能としては、この「外線」を使うことがメインとなるわけですが、ではその「外線」とはいったい何者?なのか、そして、外線のかけ方と受け方はどうすればいいのか?をここで説明させていただくことにします。

黒電話は「外の線」を使う電話番号を持っている

こちらお家の電話、元祖家電の「黒電話」と言われていた電話機です。

 

黒電話

ご存じの通り受話器を上げてダイヤルを回すと「外の線」を使って電話局経由しまた外の線を使ってかけたい相手に電話が着信します。基本的には電話をかけるか受けるだけで、それ以外の事はできません。この黒電話には一つ一つに電話番号「□□□-□□□1」を持ってます。

外の線を使って電話をすることを称して「外線」

時代は進み、電話も恐ろしく小さくなり、また恐ろしくハイパー高機能となり、更にそれを持って出かけることもできるというご存じの「スマホ」が登場です。
スマホ

今となってはおまけ的な存在となってしまった電話機能もあり、そして「外の電波」を使って電話をかける事ができます。このスマホにも、ひとつひとつに電話番号「□□□-□□-□□□1」を持ってます。さて、その「外線」ですが、外の線を使って電話をすることを称して「外線」と言い、今風で説明すると、個別の電話番号を持ったスマホひとつひとつが、ビジネスフォンのボタンの中に入ったと考えると分かりやすいと思います。
ビジネスフォン電話機の外線ボタンを拡大したイメージ。拡大した外線ボタンにはそれぞれ「外線1」「外線2」「外線3」と記されてある
但し、ボタンに入ったのは電話番号だけですので、メールとかはできません・・・・・。この、電話番号が入ったボタンを「外線ボタン」と称しまして、これを押して外部に電話をかけたり、もしくは電話がかかると外線ボタンが点滅し、同時に電話機が鳴るので点滅する外線ボタンを押し受話器を取ると、電話を受ける事ができます。

ビジネスフォンには「外線」と「内線」の二通りしかない

ビジネスフォンの通話機能には基本的に「外線」「内線」の2つしかありません。中の線(同敷地内の自営設備を使った線)を使って通話する事を「内線」と言い、内線については「ビジネスフォンの使い方|内線とは」にて詳しく説明してますのでそちらをご覧ください。そして、外の線(公共な設備)を使って通話することを「外線」と称します。それでは、その外線の使い方「外線のかけ方、受け方」を説明いたします。

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内線とは
営業レンジャーNIKブルー
営業レンジャーNIKブルー
前置きが長すぎて、よけいに分かりずらくなりましたよね。簡単に言うと、外にかける電話だから「外線」です・・・。ではその外線の使い方を説明します!

 

ビジネスフォン外線の使い方(かけ方・受け方)

ここにあるのがビジネスフォンなんですが、小さなボタンに何やらごちゃごちゃと記されてますね。
ビジネスフォン外線の使い方(かけ方・受け方)
どのボタンが「外線」かと言いますと、何しろ「外線」はお客様とのやり取りが多いので、最も目立つ位置にある場合が多いです。配置に特に決まりはなく、自由にボタン配置ができるのですが、だいたいどこの会社様も上段の大きなボタンの先頭から「外線1」ボタンから始まる配置が多いです。左機では該当ボタンに「外線1」と印刷されいるボタン、このボタンが「外線」ボタンとなり、それが6個使えるということになります。この「外線1」という表記印刷ですが、これも後付けで印刷するので表記も様々で、単に「1」ですとか「0123」とかの電話番号であったりとか、手書きであったりですとか、全く何も書いてない・・・なんてこともあります。

営業レンジャーNIKブルー
営業レンジャーNIKブルー
何も書いてない場合は、どれが外線ボタンか?優しい先輩に聞いて見よう!

ビジネスフォンで外線を発信する方法(外線のかけ方)

では、外線の発信方法から説明します。機種メーカーによって操作や動作が若干異なり、更に外線発信方法も数通りあるのですが、ここでは岩通のビジネスフォンを例に、先ずは基本の外線発信方法で説明します。下にある電話機には「外線ボタン」が6個並んでます。

1.  使ってない外線ボタンを確認。

 使ってない外線ボタンを確認

2.  使ってない外線ボタンを押す。

使ってない外線ボタンを押す
この電話機は、外線が6個使えるようで、そのうち外線1~3が使用中なので、空いている、外線4~6の外線ボタンを押します。するとランプが緑色になり、これで先ず外線が使える状態になりました。

3.  受話器を取り電話番号をダイヤルする

そして受話器を取り、かけたい相手の電話番号〇〇-□□□□-△△△△とダイヤルを押し相手と繋がれば外線発信は無事成功です。
受話器を取り電話番号をダイヤルする

通話中もグリーンに点灯してる外線ボタンが、自分が使ってる外線ラインとなります。通話が終わり受話器をおろすと通話が切れグリーンに点灯していた外線ボタンも消灯します。ワンポイント:ひかり電話等のIP電話回線やISDN回線の場合、電話番号の最後に「#」をダイヤルすると(〇〇-□□□□-△△△△♯)「#」を押した時点で即相手先に発信します。この「#」は、もうこれ以上ダイヤルはしませんよ!という終わりの符号という意味になります。ちなみに「#」を押さなくても、少し時間がかかりますが、最終的には相手に発信されます。

ビジネスフォンで外線を受信する方法(外線の受け方)

さて次は、かかって来た外線を受け取る方法ですが、これもその電話機が鳴っているのか、それとも外線ランプがただ点滅しているだけのか等、その電話機の固有の設定により微妙に操作が違うのですが、ここではこれだと間違いない!という基本的な外線の受け方で説明します。

1.  外線がかかって来ると該当外線ボタンが「高速点滅」

外線がかかって来ると、外線ボタン1~6の未使用のボタンが赤く高速点滅します。

外線がかかって来ると、外線ボタン1~6の未使用のボタンが赤く高速点滅します
と同時に着信音がなります。全ての電話が鳴らないケースが多いのですが(音がうるさいという理由で数台だけ鳴らしている場合が多い)ごく数台の電話が鳴っているだけでも、じゅうぶんに着信音は聞こえます。外線1~6にランダムに着信するのではなく基本的には「外線1」から順番に着信します。

2.  高速で点滅する外線ボタンを押す

赤く点滅している外線ボタンを押すと(まだ受話器は置いたまま)ランプが緑色に変わります(電話メーカーや機種により若干違います)。

高速で点滅する外線ボタンを押す
これで外線電話を受けるスタンバイ状況になりました。

外線着信は「外線1」が使用中なら「外線2」以降に流れる

「外線1」が使用中なら「外線2」に着信、「外線2」が使用中なら「外線3」に・・・・と、上記の電話の場合ですと「外線6」まで流れていきます。例えば下図のように、外線1・2が使用中に外線着信がある場合は「外線3」が赤く高速点滅するので、外線3ボタンを押す事になります。

「外線1」が使用中なら「外線2」に着信、「外線2」が使用中なら「外線3」に・・・・と、上記の電話の場合ですと「外線6」まで流れていきます。

このように、1番号(代表番号)が複数本使え、着信が任意契約本数分スライドしていく事を「代表組」もしくは「代表ダイヤルイン」などといいます。この辺りのちょっと難しいお話は 「回線数はどうすればいいの? 」の記事で詳しく説明してありますので気になる方はそちらをご覧くださいませ。気にしない方はその先へ↓。

3.  最後に受話器を取り応答する

最後に受話器を取ると、外線着信音が止み、無事外線電話を受けることが出来ます。これで外線を受信する基本方法は成功となります。

電話をする女性
会社の電話を受ける時は、利き腕の逆で受話器を取り、利き腕は即座にメモが取れる態勢を取り、「もしもし」とは言はず「はい!〇〇株式会社でごいます」と笑顔で明るく電話に出るように!と、新人の頃はよく優しい先輩に言われましたけど・・・最初の頃は会社の電話に出るのは、妙に緊張したもので、たぶん顔も引きつってたんだと思います。ワンポイント:着信音が鳴る設定の電話機は、特に外線ボタンを押さなくても受話器を上げるだけで自動で電話を受けることができる場合がほとんどです。ですので、電話を「かけるつもり」で受話器を上げたら、うっかり意図しない外線電話を受けてしまった!なんてことも多々あります。ですので、先ずは外線ボタンを押してから受話器を取る操作方法が無難です。

営業レンジャーNIKブルー
営業レンジャーNIKブルー
ここまでかなりまわりくど~い説明でしたけど・・・。ここで外線の受け方をまとめてみると、1、外線着信音と同時に赤く高速点滅する外線ボタンを押す。2、受話器を取りお話をする。これだけです。わかってしまえば操作は簡単ですよね。少なくともスマホ操作よりはぜんぜん簡単っす。

 

ビジネスフォンで受けた外線を保留転送する方法

保留ボタン

会社の電話の場合、現在でも会社の電話番号は「代表電話番号」という電話番号が一般的で、この番号にかかって来る外線電話を社員の誰かが受けて受けた相手(お客様)が「Aさんお願いします」と言われたら、その電話を同じ事務所にいるAさんに取り次がなくてはなりません。この外線電話を取り次がせる方法として「保留」ボタンがありますと。個人のスマホで受けた電話を他人に回すなんてことはまずあり得ませんが、会社の電話では日常的にあるのです。

営業レンジャーNIKブルー
営業レンジャーNIKブルー
会社の外線をやっと受けられた。が、それは別の人宛ての電話でした・・・じゃこれどーすんの!?を説明します

外線保留基本操作

△社の佐藤です。営業かのAさんいらっしゃいますか。お世話になります。「少々お待ちください」
先ず、外線を保留する操作も何パターンかあり、メーカー機種による若干異なったりしますが、ここでも岩通のビジネスフォンの場合での外線保留操作で説明します。

さて、外線を受けた電話相手のお客様は「営業課のAさん」に用件があるようです。

1.保留ボタンを押す

保留ボタンを押す
相手に「少々お待ちください」と伝えた後に【保留】ボタンを押します。どの電話機でも、だいたいボタンが大きいとか表示文字が目立つ色になっていたりとかになっているので【保留】ボタンはすぐに見つかると思います。この【保留】を押すと、相手には電子音の音楽などが流れ、こちらの音声は遮断(ミュート)されます。

 

外線ランプ状態

保留を押すとゆっくり点滅に
【保留】ボタンを押したと同時に、電話を受けた自分の電話の「外線1」のボタンが、緑色のゆっくりとした点滅に変わります。この状態に変われば外線を保留できたことになります。
他の電話は赤色にゆっくり点滅
さて、自分以外の電話機の外線ランプはどうなるかと言いますと、【保留】にした外線1ボタンが赤色のゆっくり点滅に変わります。

 

他の人はこの赤色ゆっくりランプ点滅状態を見て外線1が保留状態にあるんだと判断できます。

2、取次相手に用件を伝える

「Aさん! △社の佐藤様から 外線1番にお電話です」と電話取次用件を伝えている女性イメージ
Aさんが近くにいる場合は「Aさん、△社の佐藤様から外線1番にお電話です」と伝えます。この時外線が何番かを伝えるのがけっこう重要です。また、上記で外線が保留されていれば、自分の電話機の受話器は置いて構いません。
3、保留中の外線を撮る
ゆっくり 点滅の 外線を 押して 外線に 出る外線ボタンのイメージ
Aさんが保留中の外線に出る場合は、自分の電話機、または他の電話機の赤くゆっくり点滅してる外線ボタンを押して受話器を上げると保留が解除され、外線通話が再開されます。また保留が解除されると、その電話機の該当外線ボタンのみ緑色に変わります。
これで無事にお客様からかかって来た外線を指定のAさんに取り次ぐ事ができました。保留して取り次ぐ方法はこの他様々な方法がありますが、とりあえず以上が基本の外線保留~取り次ぎする方法です。
お客とAさんとの電話会話「(お客)△社の佐藤です例の件ですけど・・・」「(Aさん)お電話かわりました営業のAです」

取り次ぎ相手が離れた部屋にいる場合

「少々お待ちください」と1Fにいる女性が電話を受けているイメージと4Fにいる営業課のAさん内線40番のイメージ
さて、受けた外線を保留して他の人に取り次ぐ基本操作はおわかりになったと思いますが、では、外線を取り次ぎたいAさんが、例えば離れたフロアにいる場合は、外線が入っている事をどのように伝えればいいのでしょうか。「内線」通話を使えば、内部の連絡は部屋までダッシュしなくても楽にできてしまうのす。では【保留】+「内線」を使っての外線取り次ぎ方法を説明します。
1.保留ボタンを押す
保留ボタンを押すとビジネスフォン電話機の受話器から「プップップップ」という音が聞こえてくるイメージ
先ず、相手に「少々待ちください」と伝えた後に【保留】ボタンを押すとところまでは一緒です。ここで上記基本操作では受話器を置いてしまいましたが、ここでは受話器は置かず、受話器から聞こえてくる「プップップップ」という短い周期の音を確認します。実は外線通話中に【保留】ボタンを押すと「内線番号受付状態」に変わります。ビジネスフォンは同じ施設で同じ主装置に繋がってる場合、電話機同士で「内線」という料金のかからない通話ができます。ですので電話機1台ごとに「内線番号」を持ってます。内線通話について詳しくは「ビジネスフォンの使い方|内線とは」をご覧いただくとして、ここでは詳しい説明は省略します。
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内線とは

2、内線番号をダイヤルする

ビジネスフォン電話機のダイヤル「4」「0」をを押すイメージ
上記で【保留】を押すと外線ボタンランプは緑色のゆっくりとした点滅に変わり外線が保留状態に。その状態で受話器からは「プップップップ」という音に変わり「内線番号は何番を呼びますか?」の内線呼出待機状態となりますので、ここでは4FにいるAさんの内線番号である「4」「0」とダイヤルします。
4FのAさんのところにある内線40番の電話機は「内線着信」します。外線の着信音と比べると、少し短い周期で「プルル・プルル・プルル」といった感じの音が鳴るので、すぐに内線電話だと判断できます。また、電話機のディスプレイにも「ナイチャク11」などと表示されるので、1Fの内線番号11番からの内線電話だとわかります。
4F内線40番のビジネスフォン電話機が「プルル~プルル~」と内線着信音が鳴っているイメージ
3、先ず内線で用件を伝える
1F女性と4FAさんとで内線が繋がり、1F内線11「(女性)お疲れ様です1番に・・・」4F内線40「はいAです」と会話しているイメージ
4FのAさんが受話器を上げ電話に出ることで、先ずは1Fの電話機と4Fの電話機とで内線が繋がります。ここで「お疲れ様です1Fです。Aさんに△社の佐藤様から外線1番にお電話です」などと伝え、Aさん宛てに外線1番に電話が入っていることを伝えます。これにて1Fの女性は無事お役目を終えた事になりますので、受話器を置いて終了です。ただしAさんが「出かけてるって言って!」なんて言ってきたら・・・・・・・終了できませんね。
4、保留中の外線を取る
Aさんが保留中の外線に出る場合は、自分の電話機、または他の電話機の赤くゆっくり点滅してる外線ボタンを押して受話器を上げると保留が解除され、外線通話が再開されます。また保留が解除されると、その電話機の該当外線ボタンのみ緑色に変わります。
ゆっくり 点滅の 外線を 押して 外線に 出る外線ボタンのイメージ
お客とAさんとの電話会話「(お客)△社の佐藤です例の件ですけど・・・」「(Aさん)お電話かわりました営業のAです」
これで無事にお客様からかかって来た外線を指定の4FにいるAさんに取り次ぐ事ができました。ちなみに、内線通話の方法はまだまだ様々な方法がありますので、気になる方は「ビジネスフォンの使い方|内線とは」をご覧になってみてください。
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内線とは
営業レンジャーNIKブルー
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以上が外線については、おわかりいただけたでしょうか?とりあえず外線を「かける」「受ける」「保留転送する」さえ覚えてしまえばもうばっちりです!

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