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ビジネスフォンの使い方｜保留ボタンと転送ボタン
ビジネスフォンの使い方で、「保留ボタン」はわかりますが「転送ボタン」とは何ですか？「転送ボタン」は、どんな時に使うのでしょう？というご質問をいただくことがあります。「保留ボタン」と「転送ボタン」の違いは？その違いと、それぞれの使われ方について岩通ビジネスフォンを例に説明いたします。
では先ず、保留ボタンから！
ビジネスフォンの基本機能「保留」
まず、ビジネスフォンの基本機能として「保留」機能があります。例えば外線1番の電話を受け、その電話がＡさん宛の電話だった場合、Ａさんに電話を受け継がないとなりません。この外線電話を他の人にまわしたい場合、一般的な操作として「保留ボタン」を使います。基本的な使い方としては、電話を受けた相手に「少々お待ちください」と伝えた後に【保留】ボタンを押します。どの電話機でも、だいたいボタンが大きいとか表示文字が目立つ色になっていたりとかになっているので【保留】ボタンはすぐに見つかると思います。この【保留】を押すと、相手には電子音の音楽などが流れ、こちらの音声は遮断（ミュート）されます。では、代表的な使い方を簡単に説明していきます。
ビジネスフォン「保留ボタン」の一般的な使い方
「保留」の一般的な使い方は、外線1を受け「保留ボタン」を押すと、外線1が保留状態となり同時に内線通話呼出し待機状態となります。このとき受話器からは「ツッツッツ」という内線発信を待機（ダイヤルを待機）する音が聞こえてます。
取り次ぎたい人が近くにいる場合
外線電話をまわしたいAさんが近くにいる場合は「Aさ～ん、△△様から外線１番に電話です」と伝えて、Aさんは保留状態となっている外線１番（一般的にはランプ点滅）のボタンを押し電話に出ます。これで完了な最も簡単な取り次ぎですよね。
取り次ぎたい人が離れた場所にいる場合
外線電話をまわしたいAさんが別室にいて近くにいない場合は、「保留ボタン」を押すと外線保留状態されると同時に内線呼出し待機状態となるので（受話器からは「ツッツッツ」という内線発信が聞こえている状態）まずAさんの電話の内線を呼出します。
内線番号表（エクセル等で作成）ではAさんの内線は12番なので[1][2]とダイヤルしAさんを内線で呼出します。Aさんが内線に応答したら「△△様から外線１番に電話です」等と伝えることで取次ぎ完了。
Aさんは保留状態である「外線１番」のボタンを押すことにより保留されている外線電話に出ることができます。ここまでは、既にビジネスフォンご利用の皆様でしたら日常的に行っていることだろうと思います。
ビジネスフォンの「外線の使い方」と「内線の使い方」をもう少し詳しくを知りたい方は、以下を見てね！保留の件も載ってますよ。
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さ！保留ボタンの次は、転送ボタンだよ！
ビジネスフォン「転送ボタン」の使い方
では、「転送ボタン」の使い道（使い方）とは？
この「転送ボタン」使い方によっては色々な使い方があるのですが、ここでは一般的な使い方を説明させていただきます。動作的には「保留」されるというところは全く同じ動作となります。
外線1番の電話を受け、この外線電話を他の人にまわしたい場合、保留ボタンを押さずに「転送ボタン」を押します。「転送ボタン」を押したと同時に通話中の外線が保留状態となり、また、内線呼出し待機状態になります。
「転送ボタン」を使うと強制的に保留していた外線が転送される
例として、外線1を受け「転送ボタン」を使いＡさんに保留転送する場合を説明します。
1、外線通話中「転送ボタン」を押すと保留状態となり、同時に内線呼出待機状態とります。
2、次にＡさんの内線番号「1」「2」とダイヤルしＡさんを内線呼び出しします。
3、Ａさんが内線に出たら、現在保留している電話を転送する旨を伝えます。
4、最後に、受話器を置くことにより、Ａさんの電話機に強制的に保留されていた外線が転送されます。この操作は「オンフック転送」などとも呼ばれています。
Aさんは特に外線ボタンを押す操作などなく、取次してくれた女性のオンフック転送により保留が解除され、お客様との外線通話が繋がります。にこれにて無事お客様の電話をAさんに保留転送でき、電話取り次ぎは完了です。
「転送ボタン」のメリット・デメリット
転送する側は外線の何番かを伝える必要がなく、転送される側は保留された外線ボタンを押す必要がないので、例えば同時に複数の保留があった場合などでは間違いがおこりません。ただし、「転送ボタン」で保留転送する場合は、転送時に必ず内線呼出しをしなくてはならいというところです。一般的にこの転送ボタンは、事務フロアーが多数あるような大規模オフィスでこのような使い方をしているところが多いです。
次は、携帯型ビジネスフォンにはどう転送するかを説明します！
携帯型ビジネスフォンには「転送ボタン」で保留転送
ビジネスフォン専用コードレス電話機に保留転送する場合
左にあるのは、専用のコードレスビジネスフォンですが、こちらは8回線以下であれば1～8番の外線ボタンを利用できますので、例えば「外線1番に電話です」と伝えられても外線ボタンを見ればわかる、ということになります。ただし見ての通り、ボタンの数に限りがあるので、8回線以上の多回線利用の場合は、これまで説明させて頂いたように「転送」ボタンを利用し、強制的に外線を転送する方法をとります。多回線利用時などの環境等で他の保留方法では「パーク保留」という方法もあります。
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「転送」ボタン-「内線番号ダイヤル」-「受話器を置く」で転送完了
卓上型多機能電話機から内線収容されたPHSや、多回線利用環境での携帯型ビジネスフォンに「転送ボタン」を使って外線をまわす操作方法をまとめますと、「転送ボタン」を押す→携帯型の「内線番号」をダイヤルする→転送相手が内線に出たら「受話器を置く」という操作方法になります。
内線ワンタッチボタンを使って転送を簡略化
「転送ボタン」を押す→携帯型の「内線番号」をダイヤルする→転送相手が内線に出たら「受話器を置く」この一連の操作方法を簡略して呼び出す方法もあります。
例えば、受けた外線をPHS内線を持つAさんに転送する場合外線通話中に上記「PHS内線A」キーを押すと、保留され内線AさんのPHSが内線呼出しされます。Aさんが内線に出たら用件を伝え、受話器を置くとによりAさんに外線電話が転送されます。以上が一般的な「転送ボタン」の使われ方です。
では次に、この「転送」ボタンを使って社内で受けた電話を外出してる人のスマホに外線転送する方法を説明します。
スマートフォンに外線転送する方法
ここで説明するスマホとは、特にスマホを社内で内線化していない、一般的なスマホへでも出来る外線転送方法です。但し、スマホ外線転送を使用するにあたっては、我々レンジャーが、予め「転送ボタン」の設定をある程度変更する必要があります。また、ビジネスフォンの機種によってはその設定が出来ない場合もあります。
スマホへの外線転送操作方法
例として、外線1を受け、外線転送が設定された「転送ボタンを使い、外線1で受けた電話を外線2を使ってAさんのスマホに保留転送する場合を説明します。先ず1、お客様〇〇商事様からの電話を外線1で受けたとします。
2、保留ボタンを押します。この間〇〇商事様には保留状態である事を示す保留音が流れます。
3、空いてる外線、ここでは外線2を使ってAさんのスマホに電話をかけます。【空いてる外線ボタンを押しAさんのスマホの電話番号を押し】という操作をボタン1つで簡略化できる便利な「ワンタッチダイヤル」ボタンをここでは使って外線発信してます。
4、外出中のAさんのスマホに電話が繋がったら「〇〇商事様から電話が入ってますのでこれから転送します！」などと、用件を伝えます。
5、最後に「転送ボタン」を押します。転送ボタンを押した瞬間に、電話を受けた○○商事さんの「外線1」と、Ａさんのスマホにかけた電話「外線2」が、会社にあるビジネスフォン経由で接続されます。
これで〇〇商事さんからの電話を外出していたにも関わらずAさんのスマホへ保留転送ができ、無事完了です。因みに転送先は、特にスマホでは無くとも、外線が使える端末であれば外線転送が可能です。
特にスマホを内線化しなくても、こういう転送も出来ちゃうんですよ！さて次は、転送が必要になる電話機はどんな電話機かを少し紹介します。
ビジネスフォン電話機（端末）の種類と転送操作必要の有無
標準電話機【保留ボタンあり】
携帯型ビジネスネスフォンへの転送方法を説明する前に、ビジネスフォンの電話機が、どのような種類があるかを見てみましょう。左の電話機が、ビジネスフォンの標準電話機で、「多機能電話機」もしくは「卓上電話機」と言われてます。外線ボタンは最大で24個あり、その他の機能ボタンも多数備えてます。一般的には卓上に置き多少の場所は取りますが、最も使いやすい電話機です。
卓上型型専用デジタルコードレス電話機【保留ボタンあり】
こちら左にあるのは、卓上型のデジタルコードレスで、標準電話機が、そのままコードレスになった仕様の電話機です。但し、局線ボタンは最大15個、自由に割付できるボタンが9個なっており、標準電話機とく比べると、局線ボタンが9個少ない設計となってます。卓上型でありながら、電話線が不要なので移動が楽ではありますが、携帯型コードレスと同様で、設置するのは「基地局アンテナ」が必要となりイニシャルコストは若干高くなります。
携帯型専用デジタルコードレス電話機【保留ボタンあり】【転送操作必要】
右にあるのは携帯型ビジネスフォンで、一つの機種の「専用コードレス電話機」で、デジタルコードレス、もしくは構内ＰＨＳとも呼ばれてます。携帯して持ち運びが便利ではありますが小さい分、外線ボタンの数は最大8個までの配置となってます。ですので保留ボタンも備えてはいるのですが、上記の卓上多機能の電話機の「外線9」以降は対応できないので、この場合に「転送ボタン」を利用して外線を転送をする必要が出てきます。
単独電話機【転送操作必要】
ご家庭でも使用可能な固定電話用の単独電話機もビジネスフォンに収容可能です。現在では、左電話機のような、ファッショナブルな単独電話機を、会社の受付用の電話機として設置するケースが多いいです。このような単独電話機を無人の受付テーブルなどに置いて、来客者は社内部の人を内線で呼び出すという方法です。
スマートフォン【転送操作必要】
今使っているスマホを、ビジネスフォンの内線に収容できます。社内でも社外でも自宅でも会社の外線・内線が使えるという、外出が多い人や、自宅でリモートワークする人には持って来い！のスマホ内線です。ですが、単独電話と同じくビジネスフォンと共通する機能ボタンが無いので、保留だの転送だの操作だけは多少の難があります。というかとても面倒です。ですので保留転送を操作することが無い人には最適かもです。スマホ内線収容できるビジネスフォンに関しては「ビジネスフォンFrespec」をご覧ください。
ＹモバイルＰＨＳ【転送操作必要】（販売終了）
次に、左にあるのがＹモバイルのＰＨＳですが、このＰＨＳを構内ＰＨＳとして登録が可能で、社内では構内ＰＨＳとして社内の外線・内線が使え、外出先ではＹモバイルの外線が使えるという、便利で経済的なものでしたが、2020年7月にて公衆ＰＨＳが終了するのに伴い、同年同月を持ってＹモバイルＰＨＳサービスも終了することになってしまいました。ですので今後ＰＨＳと呼ばれるのは、専用デジタルコードレス電話機のような自営設備の構内ＰＨＳだけとなります。
保留と転送、おわかり頂けたでしょうか。ここに説明した保留・転送の操作方法はほんの一部で、個別の設定により、まだまだ操作方法は拡張できますよ！今使ってるビジネスフォンが使いずらかったらNIKレンジャーを呼んでね！
