システム留守番電話機能│ビジネスフォン大百科

システム留守番機能

1 システム留守番電話機能
- 1.1 留守対応モードは大きく分けて2種類
- 1.2 多彩なシステム留守番電話機能

システム留守番電話機能

本日の受付は終了しました

業務時間外や休日等の電話は意外と電話はかかって来るものです。業務終了後の電話応答を自動化する留守番電話の導入は、働き方改革対策としても注目もされてます。でももし、その業務時間外の電話が重要なビジネスチャンスの電話だったら・・・・・なんてこともあったりします。そんな時に威力を発揮するのが「留守番電話」ですよね。

では、ビジネスフォンでの留守番電話は、どのような対応（機能）があるのかＩＷＡＴＳＵビジネスフォン「Ｆｒｅｓｐｅｃ（フレスペック）」を例に説明しましょう！時間になたら勝手に留守になる、部署毎に異なる留守の対応をさせなど、多様でシステム的な留守対応ができるのですよ！

留守対応モードは大きく分けて2種類

応答専用モード

留守（業務終了・休日）であることを相手に伝え、自動的に電話を切ります。相手の用件の録音はしないタイプです。

毎度ありがとうございます。〇〇〇〇株式会社でございます。本日の業務は終了いたしました。恐れ入りますが、平日〇〇時よりお掛け直しください。

留守録音モード

留守（夜間業務終了・休日）であることを相手に伝えるのと同時に、相手の要件を録音します。

毎度ありがとうございます。〇〇〇〇株式会社でございます。本日の業務は終了いたしました。ご用件をピーという発信音の後にお話ください。

留守（業務終了・休日）であることを相手に伝え、自動的に電話を切ります。相手の用件の録音はしないタイプです。

会社の留守応答でいうと、どちらかというと「応答専用」での使用が多く、留守応答の切替も定時になると誰かが手動で切り替えると全ての会社電話番号が留守対応になる、という使い方が多いですが、もっと便利なで楽な使い方があるんですよ！

多彩なシステム留守番電話機能

グループ対応留守機能

例えば、

■営業部ではPM７時までは電話を受け付け、時間外の留守番対応は「留守録」対応にしたい。
■総務部ではPM６：００には電話受付を終了し、時間外の留守番対応は「応答専用」にしたい。

グループ対応留守機能

こんなときこそシステム留守機能の出番だ！システム留守機能なら、部署ごとに留守録の設定/解除を設定でき、部署ごとに応答メッセージを変えることができるのだよ！

営業部は留守録音モードでのメッセージ

はい、株式会社〇〇営業部です。本日の業務は終了しました。恐れ入りますが、発信音の後にご用件を録音くださいますようお願い申し上げます。

総務部は応答専用モードでのメッセージ

はい、株式会社〇〇です。本日の業務は終了しました。恐れ入りますが業務時間内におかけ直しいただきますようお願い申し上げます。

60グループ（部署）まで設定可能

個別の応答は「60グループ」まで登録できます。

年間スケジュールタイマー

手動での留守解除を忘れて、営業時間も留守セットのままで、とんでもない事になった事がある、もしくは留守のセットを忘れてしまう、などはけっこうよくあることですけど、そんな方にはこちらの「年間スケジュールタイマー」が便利で楽です。部署ごとに留守録スケジュールを設定しておけば、スケジュールに合わせて自動的に留守番電話に切り替わります。