「通話録音」で苦手な会社の電話対応を克服

メモ代わりに使う通話録音

「通話録音」というと、最近ではコンプライアンス、危機管理目的のために通話内容を録音する必要性が増えてますが、ここではそういう目的ではなく、「電話対応苦手克服」のための「メモ代わりに使う通話録音」の利用方法として、録音機器の紹介を交えながら説明していきます。

基本は通話録音して再生するだけ

「通話録音」方法も何種類かあるのですが、メモ代わりに使うなら「自動通話録音」がお勧め。例えば、右のような場面。いつものようにお客様の言葉が聞き取れなくてパニックに！でも「通話録音」しておけば、後で確認できるから大丈夫ですよね。

直ぐに再生して確認を行うことで、聞き取りづらかった内容が判明できます。基本的に何度でも再生できるので、これならまず内容確認できない、という事は無いはずです。しかも、メモより正確に記録できます。

通話録音し、再生して確認。すごく簡単な作業だよね！メモを取る作業がないから会話にも集中できるし内容も正確に記録できる！では次は、どのように通話を録音し再生するかを説明しよう！

外付け簡単接続タイプで通話録音

通話録音装置で最も簡単な方法が電話機の受話器に取り付けるタイプ。（画像はタカコムＶＲ-Ｄ175）このタイプは、ほとんどの電話機メーカー・機種を問わずに取り付ける事が可能。また、録音は、自動・手動と切り替えることが可能。録音媒体はＳＤカードを使用するのでＳＰ（標準モード）で2220時間、ＬＰ（2倍）モードで4444時間の通話録音が可能。

通話録音の再生もシンプルで簡単。前面にあるモニタにて録音情報を確認していきます。再生音声は、録音装置のスピーカーから再生されますが、イヤホンジャックに接続することによりイヤホンから聞くことも可能。詳しくは電話機1台に対応VR-D175/VR-D175Aをご覧ください。

ビジネスフォン内蔵タイプで録音内容をそのまま伝言も可能な通話録音

上記のような外付けタイプですと、電話機1台に1通話録音装置が必要ですが、通話録音をビジネスフォンのシステムで行う方法ですと、接続している全ての電話機で通話録音が可能となります。現行のビジネスフォンでは、各メーカーのほとんどが、この通話録音機能を有していますが、ここでは岩通のビジネスフォン（レバンシオ）を例に、通話録音機能を説明したいと思います。

通話録音から再生までの基本操作

こちらはビジネスフォン電話機に、通話録音機能を割り当てた例です。この様にビジネスフォンの場合は、ご自身の使い勝手が良いように、一部の操作キーをカスタマイズすることができます。

この例では「通話録音」、「私のＢＯＸ」なる録音内容保存ボックス、そして「○○さんＢＯＸ」なる録音内容を他の社員に伝言させる先ボックス、を設定してます。

録音が必要な時に任意で「通話録音」ボタンを押して録音開始、という方法もＯＫですが、ここでは、電話がかかって来た場合のみ全て自動録音の設定で説明します。この場合、外線1番の電話を受け始めたと同時に録音が開始され、通話録音中であることを示す「通話録音」ボタンが点灯します。

通話が終了し、受話器を置くと同時に「通話録音」ボタンが消灯し、代わりに「私のＢＯＸ」が点灯することにより、通話録音内容が「私のＢＯＸ」に保存されます。保存された通話録音内容を再生する場合は、ランプが点灯している「私のＢＯＸ」ボタンを押すことにより、電話機のスピーカーから再生させされます。

また、受話器を上げてから「私のＢＯＸ」ボタンを押すと、再生された内容を受話器から聞くことが可能です。巻き戻し、早送り、録音内容の消去などは、ダイヤルボタン（例えば巻き戻しなら[7]を押すなど）操作することにより可能となります。

ビジネスフォンシステムを使っての通話録音～再生は以上だ。では次は、録音内容を他の社員に伝言を行う場合を説明しよう！ここからがスゴイのだ！

保存した通話録音内容をまるごとそのまま他の社員へ伝言

外出中で不在な社員宛の電話を受けた場合、通話録音機能が無い場合は、これまで通りメモを取り、その内容を基に取り次ぎ相手に伝える、と言うスタイルでしたが、そのスタイルだとこれまで記したように、上手く取り次ぎ相手に伝わらない・・・ことが多い訳ですよね。

通話録音した内容を外出中のAさんに知らせて直接聞いてもらうことが可能

ところが、ビジネスフォンの通話録音システムを使えば、「電話機からボタン1つで」外出中のＡさんにメールで知らせ、先ほどまでに通話録音していた内容を直接聞いてもらうことが可能となります。

こちらも使い方は至って簡単。先ほどの、「私のＢＯＸ」からの録音再生中に「ＡさんＢＯＸ」ボタンを押すだけ。この操作により「私のＢＯＸ」に保存されていた通話録音内容が「ＡさんＢＯＸ」に移動され、同時にＡさんのメールアドレスに伝言がある旨の内容をメールします。もし取り次ぎ伝言先がＢさんなら「ＢさんＢＯＸ」Ｃさんなら「ＣさんＢＯＸ」・・・・・と伝言先を選択することが可能です。

送信されたメールは、外出先Ａさんの携帯メールに受信され、メールを開くと左のような内容が通知されます。内容は上から、お客様名（予め登録が必要）録音日時・録音時間・折り返し（お客様の）電話番号が記されていて、そして次に表記されているＵＲＬにアクセスし、アクセス先のガイドに従い操作することにより「ＡさんＢＯＸ」に保存された通話録音内容が聞けるという仕組みです。

録音された内容は、ここでも何度でも繰り返し再生確認できますし、帰社後、自分の内線電話機から聞き直すことも可能です。このように直接の声を聞けるなら間違いは起こりにくいですよね。

通話録音を使って伝言を行えば間違えてサックスを買わなくて済みますよね。

「通話録音」いかがでしたでしょうか。
機械に任せて効率が上がるのであればそのほうがいいいですよね。何しろその分本来の仕事に集中できますよ！通話録音がまだでしたらこれを機会に是非！よかったら下にある、通話録音ができるお勧めなビジネスフォンセットも見てね！

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