会議通話とは

ビジネスフォンの使い方 | 会議機能

事務所内にてお客様の外線電話を受け、その外線電話を社内の担当者に受け渡す場合、〔保留〕ボタンを押し受け渡したい担当者が近くにいれば声をかけ伝える、もしくは別のフロア等にいるならば内線を呼出してから 「○○様からお電話が入ってます」というようなやり取りをし、保留した外線を受け渡しているかと思います。 会社の電話（ビジネスフォン）ではよくある日常的なことですよね。

外出中の担当者の携帯電話に電話取次ができるのか？

では、同じくお客様の外線電話を社内で受け、あいにく受け渡したい担当者が外出中の場合、その外線電話を、 外出中の担当者の携帯電話に、そのまま繋ぐことは果たしてできるのでしょうか？。そして更に、お客様+外線 を社内で受けた人+外出中担当者の携帯電話の「3者にて同時通話」なんかもできるものなでしょうか？

手動による外線転送接続

お客様からの電話で、ものすごく急ぎの電話が！ でも担当者は外出中・・・内容が担当者ではない とわかりそうもない「担当者より折り返し連絡さ せます」では済まなそう・・・この電話を外出営 業さんの携帯電話にそのまま転送できればいいの だけれど。

そんな時に威力を発揮するのが
「手動による外線転送接続」です！
どのような使い方というと操作は簡単！

「手動による外線転送接続」操作方法例

外線転送を使用するにあたっては、我々レンジャーが、予め「転送ボタン」の設定をある程度変更する必 要があります。また、ビジネスフォンの機種によってはその設定が出来ない場合もあります。

外出中の担当者の携帯電話（スマホ）への外線転送例

例として、外線1を受け、外線転送が設定された「転送ボタンを使い、外線1で受けた電話を 外線2を使ってAさんのスマホに保留転送する 場合を説明します。先ず1、お客様〇〇商事様 からの電話を外線1で受けたとします。

2、保留ボタンを押します。この間〇〇商事様に は保留状態である事を示す保留音が流れます。

3、空いてる外線、ここでは外線2を使ってAさ んのスマホに電話をかけます。【空いてる外線ボタンを押しAさんのスマホの電話番号を押し】 という操作をボタン1つで簡略化できる便利な「 ワンタッチダイヤル」ボタンをここでは使って外線発信してます。

4、外出中のAさんのスマホに電話が繋がったら 「〇〇商事様から電話が入ってますのでこれから 転送します！」などと、用件を伝えます。

5、最後に「転送ボタン」を押します。転送ボタンを押した瞬間に、電話を受けた○○商事さんの 「外線1」と、Ａさんのスマホにかけた電話「外線 2」が、会社にあるビジネスフォン経由で接続されます。

これで外線転送は、無事完了です。特にスマホを内線化しなくても、このように外線同士を利用した保留転送が可能なのです。

保留転送についてもう少し詳しく知りたい方は、「ビジネスホンの使い方｜保留ボタンと転送ボタン」を ご覧ください。

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以上が手動による外線転送の一般例だ。
では次に複数の 人と同時に通話ができる「会議機能」について説明しよ う！

「会議機能」は複数の人と同時に会話が可能

ネットを利用するチャット、最近はツイッターやLINEなどの、いわゆるSNSでは、複数の人々とほぼ 同時に文字による会話が出来るなど便利になりましたよね。これら以前からある電話のイメージは、 通常「１対１」での通話が一般的なイメージですが、では、例えばビジネスフォンを利用して複数の人と会話ができるのでしょうか？

受話器いっぱい持たなくても、もっと楽にビジネスフォンならできるのだ！ では、会議通話について説明しよう！

こんな時威力を発揮するのが「会議通話」

外出中営業Aさん・（携帯電話外線）

「急な注文が入り納期を確認したいんだが、来週の 納品スケジュールと、今回の受注案件が何日で出来 るか至急確認したい！」という外出中の営業Ａさんより、社内にいる業務担当Ｂさんに電話が。営業Ａさんは、全納品スケジュールを把握してる業務担当Ｂさんと日程を確認しながら、社内に居る生産担当Ｃさんとも生産日程の打合せが必要！

業務担当Bさん・生産担当Cさん（社内ビジネスフォン内線）

急ぎの用件だし、言った言わないの間違いも避けたいし、1人ずつ打合せしてたら日程がなかなかまとまらな い・・・。出来る事なら社内の2人と3人で同時に打合せがしたい！この様な「複数社員同士と同じ用件で打 合わせがしたい」こんな時威力を発揮するのが意外と便利な方法の「会議通話」です。

外出中の営業Ａさんと社内にいるＢさんとＣさん３人同時に会話する方法では、どんな使い方なのか 説明しよう！

外線1名、内線2名、計3名で会議通話の使い方例

1、Aさんからの外線を受けます。どうやら急な受注で 明日までになんとかしたい案件なので、正確な納期 確認のため、生産担当のＣさんを交えて3人での打合せが必要のようです。

2、生産担当のＣさんの内線を呼び出すため、一旦 Bさんの電話で「転送」ボタンを押します。ここではB さんの外線は自動的に「保留」待機状態となります。

2、Bさんは、次にCさんの内線を呼び出すため、Cさん の内線番号22番「2」「2」とダイヤルします。

3、Cさんが内線呼出に応答し、これで「B+C」の 通話が繋がりました。

4、次にBの電話機にあるボタン「会議」ボタンを押し ます。この会議ボタンを押すことにより、外線保留待機中のAさんも会話に参加させることができます。

これにて、外出先のAさん+社内のBさん+社内のCさん との3者会議通話が可能となります。

内線についてもう少し詳しく知りたい方は、「ビジネスフォンの使い方｜内線とは」をご覧ください。

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以上が会議通話の一般例だ。会議通話の操作方法や参加人数はメーカーにより多少異なるんだよ！いかがだった かな？ビジネスフォンにはまだまだ便利な機能がいっぱいあるんだ「こんな事はできるの？」なんていうお問合せも歓迎なんで是非聞いてくれ！

これまで説明した会議通話ができるレンジャーおすすめビジネスフォンはこちらです！